Het is nu mogelijk om een contactpersoon aan meerdere bedrijven te koppelen. Dit is handig als een persoon voor meerdere bedrijven werkt. Het werkt als volgt:

Inkomende e-mail

Als er een e-mail van een contactpersoon met meerdere bedrijven binnenkomt, zal de ticket niet automatisch aan een bedrijf gekoppeld worden. In de ticket heb je de mogelijkheid om de ticket aan één van de bedrijven van de contactpersoon te koppelen:

niet

Portal

De klant heeft de mogelijkheid bij het indienen van een ticket via de portal, direct aan te geven voor welk bedrijf de werkzaamheden zijn. Standaard is het bedrijf leeg.

Indien de contactpersoon de rechten heeft om 'Alle tickets binnen bedrijf' te zien, zullen ook de tickets van andere gekoppelde bedrijven zichtbaar zijn.

API

De API is hiervoor geupdate. Pas je calls aan dat je 'companies' in plaats van 'company' ophaalt met de 'with' parameter op het /clients endpoint.

HostFact klantpaneel integratie

Update de plugin naar 1.0.1: https://github.com/innovaat/hostfact-inserve/releases/tag/1.0.1

3CX integratie

De 3CX template is ook gewijzigd, vanwege de API aanpassing. Download hier de nieuwe versie: https://help.inserve.nl/help/hoe-stel-ik-de-3cx-integratie-in/.

Automatisch ticket maken van geaccepteerde offerte

Als een offerte in WeFact, HostFact of Gripp wordt goedgekeurd, kun je nu een ticket laten aanmaken met de offerteregels als artikelen. Zo sluit je het verkoopproces aan op de servicedesk.

Ticket automatisch sluiten na x dagen

Als de bal al een x aantal dagen bij de klant ligt (status = Wachten op antwoord), kun je er nu voor kiezen om de ticket automatisch te sluiten. In combinatie met de 'E-mail bij sluiten ticket' optie wordt de klant dan ook geïnformeerd, maar kan hem alsnog openen. Mooi is dat de ticket sneller mee gaat in de facturatie hierdoor.

Totaalbedrag te factureren

Een extra prikkel op de Facturen pagina om die facturen uit te sturen ;)

Gebruikte artikelen ook zichtbaar in portal

Met de permissie 'portal . tickets . show_used_products' kun je nu contactpersonen gebruikte artikelen van een ticket tonen in de portal.

Minimum aantal minuten per ticket

Met het vinkje 'Minimum alleen toepassen op eerste tijdregel van ticket' kun je voorkomen dat bij een ticket met meerdere tijdregels er te veel omhoog wordt afgerond.

Facturen per maand apart houden

Met de optie 'Maak per maand een nieuwe conceptfactuur aan' zorg je er voor dat er automatisch nieuwe facturen aangemaakt worden bij het aanbreken van een nieuwe maand. Zo blijven tijdregels en producten gescheiden per maand.

Kleine fixes

• Bedrijf is nu verplicht bij het sluiten van een ticket, als er tijd of producten zijn geregistreerd

• Als een contract wordt verwijderd, worden tijdregels automatisch op een eventueel ander contract gezet

• Prioriteit van ticket is zichtbaar in de portal

• Datumveld bij gebruikte artikelen is nu aanpasbaar

• CC is nu te kiezen uit bestaande contactpersonen

Ticket aanmaak scherm

Een grote update aan het ticket aanmaak scherm. Je kunt nu:

• Instellen welke velden verborgen zijn bij aanmaken ticket

• Instellen welke velden verplicht zijn bij aanmaken ticket

• Snel antwoord gebruiken

• Bestaande tickets van bedrijf en contactpersoon zien om te voorkomen dat je dubbele tickets aanmaakt

• Contactpersoon kiezen uit geselecteerde bedrijf (dit werkt ook bij een bestaand ticket)

De instellingen vind je onder Instellingen > Ticketing > Ticket velden aanmaakscherm.

Invoer van tijd makkelijker

Het is nu mogelijk om uren en minuten in te voeren bij de tijdregistratie.

Timer is geupdate

Het is nu makkelijker gemaakt om de timer te hervatten en om de tijd op te slaan als je de ticket weet voor je hebt. Er is ook een instelling toegevoegd dat de timer automatisch start bij het aanmaken van een ticket.

Kleine verbeteringen

Daarnaast talloze kleine verbeteringen, zoals

• Producten dropdown is breder gemaakt

• Timer is scrollbaar bij veel timers

• E-mail layout is breder gemaakt

• Producten factuurregel is aanpasbaar in instellingen

• Facturen genereren automatisch bij aanpassen instellingen

• [klant_email] veld toegevoegd aan snelle antwoorden en sluit e-mail

• Footer tekst in e-mail die verwijst naar portal ook aanpasbaar

• WeFact endpoint gewijzigd

SnelStart integratie

Het is nu mogelijk om SnelStart Online te koppelen met Inserve. Deze haalt de bedrijven en producten op, zodat je daarna uren en hardware kan registreren die als concept-facturen terug naar SnelStart kunt sturen.

Ingeplande ticket automatisch Openen

Als een ticket de geplande datum bereikt, wordt nu de status automatisch op Open gezet.

Automatische refresh tabeldata

Iedere 10 seconden wordt nu de tabeldata en cockpit widgets ververst, zodat je altijd de laatste stand van zaken ziet.

Melding sturen bij ticket sluiten

Het is nu mogelijk om een automatische e-mail te sturen bij het sluiten van een ticket.

Huisstijl aanpassingen

De balk bovenin neemt nu de primaire kleur aan van je huisstijl. Dit is handig als je in meerdere omgevingen werkt en geeft het een eigen uitstraling. Een lichte variant van je logo is te uploaden onder Instellingen > Huisstijl.

Actie knoppen

Je kunt nu met één knop de ticket sluiten of archiveren. Scheelt weer een klik :)

Of de ticket met één klik op je naam zetten:

Kleine issues en verbeteringen

Daarnaast nog een aantal updates zoals:

• Landen kunnen kiezen uit drop-down

• Engelse taal mogelijk richting klanten

• Verwijderde tickets terug kunnen halen

Het is nu mogelijk om de werkzaamheden voor een bedrijf, standaard op een ander bedrijf te factureren. Dit kan handig zijn in geval van holdings, afdelingen, of derden partijen.

Dit is dan ook zichtbaar bij het 'moeder'-bedrijf:

Een ticket die dan binnenkomt van dat bedrijf, zal automatisch gefactureerd worden aan het ingestelde bedrijf:

Dit is wel per ticket aanpasbaar. Zo kun je ook kiezen om eenmalig een bepaalde ticket naar een ander bedrijf te factureren. De tijdregels zullen op een aparte factuur worden bijgehouden, zodat de klant duidelijk heeft dat dit kosten zijn voor een ander bedrijf of afdeling.

Daarnaast zijn de tickets van het dochterbedrijf in de portal zichtbaar voor het bedrijf wat er boven staat, mits de contactpersoon de rol 'Alle tickets binnen bedrijf' heeft.

Herhalende tickets

Het is nu mogelijk om een ticket sjabloon herhalend in te stellen, bijvoorbeeld voor terugkerende (back-up) controles.

Deze functie is op het moment in bèta, verbeterpunten of gevonden bugs zijn welkom.

Technisch update

Daarnaast hebben we in technische zin een grote update gedaan waardoor onze front-end een stuk betrouwbaarder is. Voor de liefhebber: we gebruiken nu een Vuex store voor alle opslag van lokale browserdata.

Verbeterde indeling instellingen

Er zijn in de loop van de tijd steeds meer instellingen bij gekomen. Deze hebben we nu opnieuw ingedeeld naar onderdeel, zodat de instellingen makkelijker terug te vinden zijn.

Standaard ticket type

Je kunt nu een standaard ticket type instellen. Dit kan handig zijn als je wilt dat tickets standaard in een contract vallen, tenzij handmatig het ticket type aangepast wordt.

Standaard ticket bron

Je kunt aangeven dat een ticket altijd een bepaalde bron heeft als hij door een behandelaar wordt aangemaakt. Meestal zal dit dan 'Telefoon' zijn.

Interne print

Het is nu mogelijk een interne print te maken van een ticket, waarbij de privénotities ook uitgeprint worden.

Plus de rest...

Daarnaast talloze kleine verbeteringen en bugfixes die je leven als IT dienstverleners makkelijker maken.

Na de hele zomer hier hard aan gewerkt te hebben, kunnen we je eindelijk blij maken met een aantal essentiële functies voor je IT dienstverlening.

SLA monitoring

De meest gevraagde functie voor dienstverleners, SLA monitoring. Voor elk ticket wordt nu bijgehouden wat de reactietijd en oplostijd is geweest. Daarnaast kan er actieve monitoring aangezet worden.

Zie https://help.inserve.nl/help/hoe-stel-ik-een-sla-in/.

Ticket taken

Bij een ticket kunnen nu taken geregistreerd worden. Deze kunnen worden ingepland en toegewezen worden aan een medewerker.

Er is ook een tabel van beschikbaar in het menu, en er is een cockpit widget voor aangemaakt.

Ticket sjablonen

Met een ticket sjabloon kunnen vaak voorkomende werkzaamheden vastgelegd worden in een standaard proces. Alle informatie van een ticket kan ook in een sjabloon worden opgeslagen.

Zie https://help.inserve.nl/help/hoe-werkt-een-ticket-sjabloon/.

Tijdregels in contracten in self-service portal

Als aanvulling op update 1.7.3 zijn nu ook de tijdregels die binnen een contract vallen zichtbaar in de self-service portal, zodat de klant zelf de verantwoording van bijvoorbeeld een strippenkaart kan zien.

Filters in export

Voor de export wordt nu rekening gehouden met filters. Wil je bijvoorbeeld alleen de tickets van één bedrijf exporteren, dan selecteer je het bedrijf en klik je op 'Exporteer xx tickets'.

Statistieken uitgebreid

De statistieken zijn wat uitgebreid. Het is nu mogelijk om de tijdbesteding per activiteit uitgesplitst per behandelaar te zien. Ook is het per categorie nu te zien. Dit wordt de komende tijd nog verder uitgebreid.

De Tijdregels en Gebruikte producten hebben hun eigen tabel gekregen met bijbehorende export (die ook gefilterd kan worden).

Bij sluiten ticket tijd invoeren

Bij het sluiten van een ticket zonder tijdregistratie wordt nog gevraagd om tijd in te voeren in een pop-up.

Diversen

• Kleine UI verbeteringen en fixes

• Een 'Ververs' knop is toegevoegd op elk scherm om snel data opnieuw in te laden. Er wordt nog gewerkt aan een 'auto-ververs' zodat veranderingen direct ingeladen worden

• Deze week is de bestandsserver verplaatst naar onze eigen hosting voor betere uptime

Op de achtergrond werken we nog aan een paar grote functies, zoals SLA monitoring, ticket checklists en ticket sjablonen. Maar ondertussen hebben we al wat handige dingen voor jullie!

E-mail domeinen instelbaar

Bij bedrijven kun je nu domeinen ingeven waar vanaf gemaild mag worden. Hier worden dan automatisch contactpersonen voor aangemaakt en gekoppeld aan het bedrijf.

Strippenkaarten in portal

Het is nu mogelijk om klanten strippenkaarten te laten opwaarderen vanuit de portal zelf. Als je klant kiest voor Opwaarderen, wordt er direct een factuur aangemaakt die doorgezet wordt naar je facturatiepakket.

Dit is dan direct zichtbaar bij het contract en de uren zijn opgehoogd.

Tijdregistratie zichtbaar maken in portal

Indien je een contactpersoon de rol "Tijdregistraties" geeft, kan diegene de tijdregistratie zien van haar tickets.

Per activiteit is aan te geven of deze zichtbaar mag zijn. Voor interne uren of niet-facturabel kun je er dus voor kiezen om deze nooit aan de klant te tonen.

Activiteiten van factuur verbergen

Sommige activiteiten hoef je niet te factureren, en wil je ook niet op de factuur laten verschijnen tegen 0-tarief. In dat geval kun je dit nu instellen onder Instellingen > Lijsten > Activiteiten.

HostFact integratie klantenportaal

Met een plugin is het nu mogelijk om de portal in HostFact in te laden als iframe. De gebruiker hoeft niet dubbel in te loggen, want de tickets worden op basis van de debiteur ingeladen.

Zie https://github.com/innovaat/hostfact-inserve voor de plugin en installatie instructies.

Inloggen als klant in portal

Het is nu mogelijk om met 1 druk op de knop in te loggen in het portal als de contactpersoon. Dit is handig om even na te kijken of de rechten goed staan, of bij een melding van de klant dat er iets niet goed staat.

e-Boekhouden integratie

Voor het boekhoudpakket e-Boekhouden is nu een naadloze integratie toegevoegd.

Deze update een aantal kleine, maar handige verbeteringen:

Footer aanpasbaar van e-mails

Soms wil je bij alle communicatie naar de klant verwijzen naar je voorwaarden, of bepaalde contactgegevens doorgeven. Dat is nu mogelijk in de instellingen.

Bij aanmaken ticket direct bericht sturen

Soms wil je bij het aanmaken van een ticket, direct een bericht kunnen sturen naar de klant. Dat is nu mogelijk met één klik.

E-mail doorsturen vanuit andere mailbox mogelijk

Klanten blijven soms verzoeken sturen naar de persoonlijke mailboxen van medewerkers. Of soms komt een e-mail in de info@ inbox, maar moet toch een ticket worden. In dat geval kan de e-mail doorgestuurd worden naar het support@ adres en zullen de originele contactpersoon en bedrijf geselecteerd worden.

Tekst van portal uitnodiging aanpasbaar

Om wat meer instructies te kunnen geven aan je klant, kan nu de tekst aangepast worden.

Tweede kleur in portal en e-mails aanpasbaar

Om de e-mails en portal nog meer op de huisstijl te laten aansluiten is nu ook de tweede kleur van de balken en knoppen aanpasbaar.

Portal inlog

E-mail notificatie

Behandelaars kunnen deactiveren

Soms wil je dat een voormalige werknemers of stagiairs niet meer in alle keuzelijstjes blijft voorkomen, maar wil je wel de geschiedenis houden. In dat geval kun je een behandelaar nu deactiveren:

Het is nu mogelijk om je klanten een werkbon te laten tekenen op locatie. Dit kan later discussie voorkomen. Na het tekenen wordt de werkbon direct gemaild naar de contactpersoon.

Zie https://help.inserve.nl/help/hoe-laat-ik-een-werkbon-tekenen/ voor meer uitleg.